Tin tức

Khi chúng ta nói về lãng phí, rất nhiều người nghĩ rằng điều đó chỉ xảy ra trong hệ thống sản xuất, công việc bàn giấy thì có gì để mà lãng phí. Tuy nhiên, khi cố gắng liên tưởng đến các loại lãng phí trong công việc và các hoạt động hàng ngày, chúng ta có thể thấy rằng lãng phí tác động tới hiệu quả hoạt động của bản thân mỗi chúng ta dù trong sản xuất hay trong công việc văn phòng:

    Lãng phí 1: Chờ đợi trong quá trình họp:

    Chúng ta hiện đang mất quá nhiều thời gian, công sức và chi phí cho việc họp, đặc biệt là việc chờ đợi, cụ thể như: Bắt đầu và kết thúc không đúng giờ, phát biểu quá mức cần thiết, phát biểu lạc đề khiến người tiếp theo phải chờ đợi và cuộc họp phải cắt giảm nội dung lẽ ra là nội dung chính, không nắm bắt được nội dung liên quan......, chưa kể các biểu hiện khác có chung chữ họp như: Họp không cần thiết, thành phần tham gia không liên quan, tham gia nhưng không tích cực......

    Lãng phí 2: Thao tác thừa, thiếu hay không chính xác.

    Ví dụ về giỏ rác tại góc làm việc: Hình ảnh thường thấy là giỏ rác đầy những tờ giấy bị vo viên, trong khi đáng ra có thể tận dụng mặt chưa in và chỉ cần thả nhẹ vào hộp carton đựng giấy. Thao tác vò giấy là rất thừa chẳng qua chúng ta làm là vì thói quen và không để ý mà thôi.

    Lãng phí 3: Nghe điện thoại.

    Hãy tập cho mình thói quen mỗi khi nhấc điện thoại  lên và nói : “Alô, tên riêng.... hoặc Phòng...... xin nghe”, như vậy sẽ không làm mất thời gian và công sức cho người gọi phải hỏi là muốn gặp anh A hay cô B...... 

    Lãng phí 4: Làm quá so với yêu cầu.

    Bạn đã bao giờ bị sếp bạn bắt đầu làm lại báo cáo chưa ? Bởi vì lý do là báo cáo của bạn quá nhiều thông tin không liên quan và không cần tới yêu cầu của sếp, bạn sẽ rất buồn vì bạn làm việc chăm chỉ và siêng năng mà không được thừa nhận. Tại sao bạn không tập trung vào những yêu cầu chính trong nội dung báo cáo, tại sao chúng ta lại mất quá nhiều thời gian lan man không cần thiết để thực hiện những nội dung mà sếp không yêu cầu ?

    Lãng phí 5: Liên quan đến công tác in ấn.

    Khi chúng ta tận dụng giấy 1 mặt để in văn bản tài liệu, trước khi in phải kiểm tra giấy in, làm tơi, rời các tờ giấy để tránh bị in 2- 3 tờ một lúc, đó là thao tác cơ bản trước khi in,  nhưng nhiều khi chúng ta lại để cả giấy còn đinh ghim vào và in, hậu quả là nhiều khi trong 1 tháng mà chúng ta phải cho thay tới 2 drum mực máy in (do bị kẹt giấy có đinh ghim ở trong nên làm hỏng drum).

    Lãng phí 6: Thao tác đánh máy.

    Nếu chúng ta bỏ thời gian tập luyện 1 chút, mua phần mềm luyện đánh máy về luyện thì sẽ giảm được rất nhiều sai lỗi chính tả, đánh máy chậm, làm cho văn bản phải sửa đi sửa lại nhiều lần chỉ vì những lỗi vớ vẩn.... 

Chưa kể liên quan đến việc đánh máy văn bản còn có những lỗi rất cơ bản về trình bày văn bản WORD, không biết tách đoạn, làm “bullet”, tạo khoảng cách dòng, đoạn.......

    Tóm lại, những lãng phí trong công việc văn phòng do chính bản năng con người gây ra. Để cải thiện vấn đề trên, chúng ta cần phải thực hiện một số cải tiến sau:

    Trên lý thuyết, trước khi thực hiện chương trình cái tiến thì chúng ta phải phân tích xem “ vấn đề” nào cần phải cải tiến (định hướng hoạt động cải tiến phải phù hợp với chiến lược hoạt động của Công ty). Có 2 vấn đề chính khi phân tích để cái tiến là “tài chính” và “văn hóa doanh nghiệp”.

    - Về tài chính, chúng ta phải phân tích xem những chi phí nào có khả năng “cắt giảm”, cắt giảm bao nhiêu phần trăm (có thể theo dõi bằng những con số cụ thể) sau đó mới hoạch định lộ trình cái tiến.

    - Về mặt văn hóa doanh nghiệp: Muốn tạo môi trường và tác phong làm việc chuyên nghiệp  đòi hỏi phải có những qui định rõ ràng, tuyên truyền, nhắc nhở tạo thói quen..... Văn hóa doanh nghiệp đã mang lại lợi ích cho Tổng Công ty nhưng lại khó đánh giá hiệu quả bằng những con số cụ thể và đòi hỏi chúng ta phải kiên trì, linh hoạt. Thông thường khi triển khai chương trình cái tiến sẽ khó có thể được sự ủng hộ của nhiều người vì đã quen với cách làm việc “thoải mái” và “ phung phí”. Vì vậy trước khi triển khai chương trình cần “ đả thông tư tưởng” mọi người thông qua chương trình tuyên truyền, khuyến khích.

    Vậy, cụ thể chúng ta phải làm gì, bằng cách nào ?
Cải tiến chi phí:
- Chi phí cao do chọn nhà cung cấp chưa tốt (giá cao, chât lượng kém).
- Sử dụng văn phòng phẩm( giấy, in, bút, mực in.....).
- Điện năng tiêu thụ (tuyên truyền để CBCNV ý thức được việc tiết kiệm điện là việc làm cấp thiết).
- Chi phí điện thoại/ truy cập Internet (tránh tình trạng “nấu cháo” điện thoại, truy cập Internet vô tội vạ.....).
- Hư hao thiết bị văn phòng (chi phí bảo trì và thay thế).
- Chi phí dịch vụ (xử lý rác, vệ sinh văn phòng).
- Các chi phí khác (chi phí hỗ trợ kinh doanh, chi phí tiếp khách).
Trước khi lên chương trình cắt giảm chi phí, chúng ta có số liệu rõ ràng các khoản trên, chọn ra các khoản chi phí cao nhất có khả năng cắt giảm hiệu quả nhất và triển khai chương trình.
Cải tiến văn hóa doanh nghiệp:
-    Họp đúng giờ.
-    Làm đúng giờ
-    Sử dụng điện thoại , email lịch sự
-    Sử dụng thiết bị, tài sản Tổng công ty cho mục đích công việc
-    Tác phong làm việc/ ăn mặc lịch sự
-    Nhân viên luôn học hỏi và phát triển kỹ năng, chuyên ngành.

Để thực hiện hiệu quả các hoạt động “tiết giảm chi phí” cũng như “ tạo văn hóa doanh nghiệp” chúng ra có nhiều “công cụ” và “triết lý” để hỗ trợ nhưng tiêu biểu là công cụ KAIZEN/5S.
Vậy các bạn  sẽ hỏi , 5S là gì?
5S có nguồn gốc từ tiếng Nhật:
-    SEIRI
-    SEITON
-    SEISO
-    SEIKETSU
-    SHITSUKE
Hãy xem mối từ nói lên điều gì và chúng ta sẽ áp dụng 5S như thế nào!
    - SEIRI- Sàng lọc
Ý nghĩa: Sàng lọc, phân loại và loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc.
    - SEITON – Sắp xếp
Ý nghĩa: Sắp xếp các vật dụng cần thiết theo một trật tự tối ưu sao cho dễ sử dụng.
    - SEISO – Sạch sẽ
Ý nghĩa:  Giữ sạch sẽ nơi làm việc sao cho không có bụi bẩn trên sàn nhà, máy móc thiết bị.
    - SEIKETSU – Săn sóc, giữ gìn
Ý nghĩa: Duy trì nơi làm việc thật tiện nghi, hiệu quả bằng cách lập lại thường xuyên 3S trên.
    - SHITSUKE – Sẵn sàng, kỷ luật

Ý nghĩa: Huấn luyện mọi người có ý thức, thói quen thực hiện các quy định 5S ở nơi làm việc.
    Chúng ta rất dễ nhận thấy một người đã từng đi lính sẽ có tác phong gọn gàng , vệ sinh, nhanh nhẹn, đúng giờ. 5S cúng giống như những khẩu hiệu hành động của người lính. Thật bất ngờ, những người lính chắc chắn không hiểu 5S là gì nhưng môi trường sống và làm việc của những người lính thì không thể nào chê. Các bạn có biết rằng, ở PVFC đã từng có đơn vị áp dụng khẩu hiệu 5S nay không ? Nhưng đó cũng là chuyện xưa lắm rồi vì bây giờ chẳng còn ai nhớ đến nó nữa. Vậy thì bây giờ, hãy thực hiện chương trình 5S rộng rãi trong Công ty chúng ta. Hãy tạo ra một nơi làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp – “Create a Showroom at our working area”.